Il tuo negozio WooCommerce contiene già molte informazioni sui tuoi clienti: chi sono, cosa hanno acquistato, quanto hanno speso. Il tuo CRM dovrebbe contenere lo stesso quadro, ma troppo spesso i due sistemi vivono separati e qualcuno deve copiare i dati a mano.

Questa guida illustra la configurazione di CRM in Cloud for WooCommerce, basata su ciò che il plugin fa effettivamente: collegare i due sistemi, esportare contatti e aziende, esportare prodotti, trasformare gli ordini in opportunità e aggiungere i campi della fatturazione elettronica italiana al checkout.

Cosa fa il plugin

Il plugin collega il tuo sito WordPress/WooCommerce a CRM in Cloud (TeamSystem) e invia i dati in una sola direzione: dal tuo negozio al CRM. Gli utenti WordPress diventano Contatti, le loro aziende diventano Aziende, i prodotti WooCommerce vengono esportati per categoria e gli ordini diventano Opportunità.

Tutto passa attraverso l'API di CRM in Cloud, utilizzando le credenziali del tuo account. Non c'è alcun intermediario esterno e nessun costo per record.

Connessione a CRM in Cloud

La scheda Impostazioni è dove viene effettuata la connessione. Inserisci l'email e la password del tuo account CRM in Cloud e clicca su Connessione a CRM in Cloud. Il plugin verifica le credenziali tramite l'API e memorizza la connessione.

Accanto, il pulsante Disconnessione da CRM in Cloud ti permette di revocare la connessione senza toccare il database. Questa è la prima cosa da configurare: nient'altro funziona finché la connessione non è stabilita.

Esportazione dei contatti

La scheda Contatti controlla quali utenti WordPress diventano contatti nel CRM.

• Ruoli utente — una selezione multipla di tutti i ruoli sul tuo sito. Solo i ruoli che scegli vengono esportati, così puoi inviare i clienti senza inviare amministratori o editori.
• Esporta azienda — se il profilo utente contiene un'azienda, il plugin crea anche la corrispondente Azienda in CRM in Cloud.
• Esporta ordini — esporta gli ordini dell'utente come opportunità, così il contatto arriva nel CRM con il suo storico acquisti allegato.

Una volta impostate le opzioni, il pulsante Esporta in CRM in Cloud avvia il processo. Poiché un negozio può avere migliaia di utenti, l'esportazione viene eseguita in batch tramite Action Scheduler anziché in una singola richiesta — puoi seguire l'avanzamento e controllare le azioni pianificate dall'area di amministrazione.

La stessa scheda offre anche un'azione Cancella contatti , con un'opzione per eliminare anche le aziende collegate. È un'operazione distruttiva ed è pensata per ripulire un ambiente di test o ricominciare da zero, non per l'uso quotidiano.

Esportazione dei prodotti

La scheda Prodotti esporta il tuo catalogo WooCommerce nel CRM. Selezioni una o più categorie di prodotti e il plugin invia i prodotti in quelle categorie, immagini incluse.

Lavorare per categoria è ciò che rende tutto questo pratico: un negozio con un catalogo misto può inviare solo le categorie che contano per il CRM, invece di inviare tutto.

Come per i contatti, è disponibile un'azione Cancella prodotti per rimuovere tutti i prodotti dal CRM con un clic.

Ordini come opportunità

La scheda WooCommerce è dove gli ordini vengono trasformati in opportunità. Le opzioni qui fanno parte della versione premium:

• Esporta ordini — i nuovi ordini vengono esportati in CRM in Cloud come opportunità in tempo reale.
• Dividi opportunità — crea un'opportunità separata per ogni singola voce dell'ordine, invece di un'opportunità per ordine. Utile quando vuoi tracciare i prodotti individualmente nella pipeline di vendita.
• Esporta opportunità per le aziende — se il cliente ha un'azienda, l'opportunità viene creata anche per l'azienda.

L'esportazione in tempo reale significa che l'opportunità appare nel CRM non appena l'ordine viene effettuato, senza attendere una sincronizzazione manuale.

Sincronizzazione in tempo reale

Oltre alle esportazioni una tantum, la versione premium aggiunge aggiornamenti in tempo reale per contatti, aziende e prodotti. Quando un cliente aggiorna il proprio profilo, o un prodotto cambia in WooCommerce, il record corrispondente in CRM in Cloud viene aggiornato automaticamente.

Questa è la differenza tra una migrazione e un'integrazione: l'esportazione iniziale sposta i tuoi dati una volta, la sincronizzazione in tempo reale li mantiene corretti in seguito.

Campi del checkout per la fatturazione elettronica italiana

La scheda Checkout aggiunge i campi di cui i clienti italiani hanno bisogno per la fatturazione elettronica, direttamente nel modulo di checkout di WooCommerce.

• Documenti fiscali — scegli quali tipi di documento offrire: Azienda (Fattura), Privato (Fattura) e Privato (Ricevuta). Attivando uno o più di questi, i campi Partita IVA e Codice Fiscale appaiono quando sono necessari.
• Tipo documento — posiziona il selettore del tipo di documento in cima al modulo.
• CF obbligatorio — mai, solo con le ricevute, solo con le fatture, o sempre.
• Verifica C.F. — attiva un controllo di validità sul Codice Fiscale.
• Verifica VIES — attiva il controllo di validità VIES per la Partita IVA (richiede SOAP abilitato sul server).
• PEC — aggiunge il campo PEC per la fatturazione elettronica.
• Codice destinatario — aggiunge il campo Codice Destinatario.
• Solo UE — rende la Partita IVA obbligatoria solo per i paesi dell'Unione Europea.
• Solo Italia — mostra i campi PEC e Codice Destinatario solo ai clienti italiani.

I campi vengono salvati con l'ordine e mostrati nella conferma dell'ordine, nell'account del cliente, nella pagina dell'ordine dell'amministratore e nelle email di WooCommerce — così le informazioni di fatturazione sono disponibili ovunque venga letto l'ordine.

Versioni gratuita e premium

La versione gratuita su WordPress.org copre il flusso di lavoro principale: esportazione degli utenti come contatti, esportazione delle aziende, esportazione dei prodotti per categoria ed esportazione degli ordini come opportunità.

La versione premium aggiunge aggiornamenti in tempo reale per contatti, aziende e prodotti, esportazione ordini in tempo reale, divisione delle opportunità, opportunità aziende e supporto prioritario.

Conclusione

Collegare WooCommerce a CRM in Cloud non è solo una migrazione di dati — si tratta di assicurarsi che il tuo team di vendita veda lo stesso cliente che vede il tuo negozio. Configura la connessione, scegli i ruoli e le categorie che contano, attiva la sincronizzazione in tempo reale, e il CRM smette di essere un sistema separato che qualcuno deve tenere aggiornato a mano.

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